простой тайм менеджмент

Простой тайм менеджмент

Если вы весь день чем-то занимаетесь и в итоге ничего сделать так и не успеваете, то стоит ознакомиться с несколькими простыми принципами тайм менеджмента, которые позволят вам сэкономить время.

Профессионалы утверждают, что потратив 10 минут на планирование дел, можно сэкономить до двух часов времени в день.

Анализ в тайм менеджменте

Перед тем, как что-то сделать, нужно проанализировать, как вы это делали раньше и выявить свои ошибки. В данном случае требуется узнать, на что тратится ваше время. Для этого используется техника хронометража.

То есть, в течение недели следует записывать, сколько времени вы потратили на то или иное дело. Сверяйтесь с часами, скачайте бесплатный таймер (в программе есть напоминалка, планировщик, секундомер и много других полезных инструментов). Или воспользуйтесь онлайн сервисами для отсчета времени (например, timer.onlineclock.net), важно, чтобы вы точно узнали, как вы его тратите.

Контролировать каждый свой шаг непросто, но только так вы поймете, что именно съедает время.

В результате вы сможете более четко ставить рамки для выполнения того или иного дела. Найдете резервы времени и выработаете «чувство эффективности» и «чувство времени». А главное – выявите своих «пожирателей времени». Обычно это: длительные разговоры по телефону, сидение в интернете, перерывы на чай на работе и просмотр по телевизору сериалов. Читайте 50 способов как сэкономить время, интеллект карты.

Планирование в тайм менеджменте

Незаписанные дела ваш мозг посчитает необязательными для выполнения, поэтому фиксируйте их – в электронном виде или на бумаге, главное, что все должно быть записано.

Но помните, что в основе составления всякого плана лежат три принципа: регулярность, системность, последовательность.

  • Регулярность помогает сформировать привычку составлять план.
  • Системность подразумевает систематизацию дел: от мелкого к основной цели, от самого важного к менее важным.
  • Последовательность обозначает, что не следует делать много дел одновременно: не начинайте новое дело, не закончив старого.

Техники планирования

✔ Метод дробления целей.

3 цели года
3 цели месяца
3 цели недели
3  ц е л и  д н я

Пояснение: крупные дела следует дробить на более мелкие. И в итоге результаты года будут напрямую зависеть от результатов каждого дня. Подробнее в статье «Гибкое достижение целей».

✔ Шаблон недели

⇩Планирование дел в понедельник
⇩Результаты дня
Пятничный обзор

Пояснение: начинать планирование времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день.

✔ АВС-анализ или градация дел по степени важности

Ⓐ Важные дела дня
Ⓑ Важные, но не срочные дела
Ⓒ Могут быть сделаны когда-нибудь

Пояснение: следует организовывать свои дела по принципу важности: «А» означает наибольшую степень важности, то есть важные дела этого дня, «В» – среднюю (важны, но могут подождать), а «С» – наименьшую (рутинные дела, мелочи, которыми не хочется заниматься, можно сделать когда-нибудь).

Скачайте шаблон делового ежедневника с приложениями для достижения успеха и работы над собой

Эффективность в тайм менеджменте

Несколько законов тайм менеджмента, которые необходимо знать, чтобы эффективно распоряжаться своим временем.

Первый закон Паркинсона

«Работа заполняет время, отпущенное на неё». Сколько вы отведёте времени на определенное дело, столько и потратите.

Например, если вы решите, что потратите на ремонт квартиры три года, а не три месяца, то будете его делать все три года.

Принцип Парето

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».

То есть, выбрав правильно минимум (20%) самых важных действий для достижения цели, можно быстро получить значительную часть (80%) от планируемого полного результата. Дальнейшие же улучшения (80%) будут неэффективны (20%) и могут быть неоправданны.

Например, 20% покупателей создают 80% прибыли; люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба и т.д.

Еще несколько советов по эффективности:

  • Если планировать наиболее важные, а также неприятные дела на утро, то вы почувствуете облегчение, освободив свой день и избавив себя от нервозности.
  • На некоторые мелочи, такие как выгул собаки, пробежка, мытье посуды, влажная уборка, отведите определенное время, например 20 минут (о правиле 20 минут можно прочитать в моей статье «Как легко сформировать полезные привычки») и придерживайтесь их.
  • Так же следует учесть и суточные биоритмы человека – например, в течение дня мы испытываем в определенные часы прилив энергии, идей и появляется желание свернуть горы. Тогда и следует браться за самые сложные дела, а легкие оставить на период, когда приходит усталость. Кратко о суточных биоритмах в конце статьи.
Инструменты для эффективной работы (ссылки на онлайн-сервисы закладок, блокнотов, досок для планирования, шаблонов и пр.), которыми я пользуюсь.

Разгрузите свой мозг

✓ Заведите личный ежедневник. Составляйте списки всего, что вам необходимо сделать, купить, списки вещей в поездку и т.п. и организуйте все списки с помощью ежедневника. Как это сделать, можно прочитать в этой «Как организовать свои дела с помощью списков».

✓ Все, что можно – перепоручайте, все, что надо запомнить – записывайте на бумаге или пользуйтесь электронными напоминалками или календарями (ссылка на программу, которая поможет в этом, в начале статьи).

Составленный список разгружает мозг и избавляет от беспокойства – как бы чего не забыть.

Эффективна и доска визуализации – для написания списков маркером или для наклеек и записок.

✓ Организуйте свое время с помощью ЯндексПочты.

✓ Доводите ежедневные обязательные дела до автоматизма. Мы долго раскачиваемся, думая – хочу или не хочу я этого делать.

✓ Уборка, мытье посуды тоже может отнимать разное время в зависимости от того, как именно вы все делаете. Выработайте определенные схемы, по которым ваш КПД будет максимальным.

Я, например, выяснила для себя, что мытье посуды может отнимать меньше времени, если действовать в три этапа. Это существенно сократило время, которое я стала тратить на это «приятное» занятие.

✓ Наведите порядок в делах (в квартире, кабинете, на столе) и максимально поддерживайте его. Внешнее соответствует внутреннему и наоборот. Это сэкономит время на поиски нужного документа или вещи.

Выполняйте запланированные дела

Спланировать можно что угодно, но чтобы придерживаться плана от вас потребуется сила воли и самодисциплина.

Известно – чем дольше мы думаем, тем меньше делаем. Оптимальным является такое соотношение: 20% времени нужно тратить на размышления и планирование, а 80% – на исполнение.

Разбирайте результаты

Не менее важен и последний принцип тайм менеджмента – разбор результатов. Он позволяет учесть ошибки, выявить, где найти дополнительное время, а ваши положительные результаты будут лучшей самомотивацией для следующих шагов.

Можно почитать еще статьи по этой теме: «Как правильно ставить цели» и «Достигай максимума».


Суточные биоритмы человека

С 11:00 до 13:00 и с 13:00 до 15:00 – время предельно возможных для организма нагрузок.

С 10:00 до 12:00 – лучшая работоспособность и прилив энергии. Особенно активно работает отдел памяти мозга, отвечающий за математические действия.

После 12 часов снижается работоспособность, появляется усталость.

14:00 – в это время мы менее стрессоустойчивы. Выполняйте спокойную работу, без мозговых штурмов.

15:00 – новый прилив сил, работает долговременная память.

16:00 -19:00 – высокий уровень интеллектуальной активности.

17:00 – повторный пик активности, самый стрессоустойчивый период в сутках.

В 18:00 снижается активность нервной системы.

После 19:00 часов – улучшается концентрация внимания и повышается реакция.

После 20:00 часов психическое состояние стабилизируется, улучшается память, мыслительные процессы – благоприятное время для обучения и запоминания сложной информации.

После 21:00 часа – физический спад.

А после 24:00 часов начинается новый физиологический подъем – поэтому заснуть после полуночи тяжело.